Thảo luận lịch trình tổ chức Meetup năm 2020
Mình có mấy vấn đề cần chuẩn bị cho năm 2020 để công việc tổ chức meetup được diễn ra chất lượng, đồng đều và thường xuyên hơn giữa các khu vực, nên thảo luận để xem sự tham gia của các bên như thế nào.
1. Về sắp xếp tổ chức Meetup
Mặc dù Meetup là tự nơi từng tổ chức, nhưng nên có quy ước để đảm bảo thời gian giãn cách giữa 2 lần meetup không quá lâu. Mình đề xuất các nhóm nên tổ chức meetup tối thiểu 2 tháng/lần, tức một năm diễn ra tối thiểu 6 lần. Nếu ít hơn thì mình nghĩ sự gắn kết cộng đồng khá thiếu và yếu.
2. Về sắp xếp nhân sự tổ chức Meetup
Hiện tại việc tổ chức có thể sẽ chỉ có 1-2 người thực hiện. Việc này cần điều chỉnh để chia ra mỗi người phụ trách một vài đầu việc để giảm tải cho mọi người. Nó giống như kiểu tình huống khẩn cấp (như cứu hỏa ấy), được tập huấn trước rồi thì diễn ra ai làm việc nấy, vừa đảm bảo mọi thứ suôn sẻ vừa khiến mỗi người không phải dành nhiều thời gian làm những việc khác.
Mình cho rằng các team mỗi khu vực nên phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên trong nhóm, ta gọi là thành viên thường trực. Cụ thể hơn (làm cái gì, lúc nào, ai chịu trách nhiệm), mình sẽ phân tích và đưa ra một danh sách các đầu việc như vậy để làm mẫu trong thời gian đầu năm sau. Cái này rất hay vì tham khảo được từ bên WC Asia 2020 họ đang tổ chức như vậy.
3. Về triển khai WordCamp 2020 năm tới
Ban đầu thì mình nghĩ việc tổ chức cũng rất phức tạp, nhưng sau khi cân nhắc việc chúng ta đã quá lâu rồi chưa làm WordCamp (từ 2014), chưa kể đến việc các bên khác họ tổ chức thường xuyên, có khi 1-2 năm cũng làm, thì mình thấy là chúng ta cần đầu tư hơn vào năm tới để tổ chức 1 WordCamp.
Một tin vui nho nhỏ khác là có 1 bạn Lead Organizer từ WC Taiwan có thể sang định cư tại Hà Nội vào tháng 3 năm sau, nên bạn ấy cũng có hứa với mình là sẽ tham dự nhiệt tình để có thể giúp công tác tổ chức đạt chất lượng cao nhất.
Thời gian mình dự kiến hợp lý nhất: khoảng tháng 7-8.
Số lượng dự kiến: ~100 người.
Số lượng thành viên BTC + tình nguyện viên: (cần @rilwis @philiparthurmoore cho thêm thông tin từ lần 1).
Công tác chuẩn bị gồm những gì thì cần những người tổ chức lần 1 chia sẻ trong comment, mình chuẩn bị từ giờ dần đi thì mọi thứ sẽ dễ dàng hơn.
Tạm thời ta bàn mấy việc này nhân dịp kết thúc năm nay nhé.
Mọi người tag các bạn từ các khu vực vào dùm mình vào giúp ạ.
